3 Rapport du Conseil des Commissaires

Le Comité d’audit prépare la supervision du CdC en ce qui concerne le fonctionnement des systèmes internes de gestion et de contrôle des risques, le respect des recommandations et le suivi des remarques de la fonction d’audit interne et du réviseur externe, le financement des sociétés, les rapports financiers et l’IT.

En 2021, le Comité d’audit a notamment discuté des points ci-dessous.

• Le plan d’audit interne 2020 (évaluation/analyse de l’avancement), le plan d’audit externe 2021 (établissement) et le plan d’audit interne 2022.
• L’audit des contrôles souples, de la culture et du comportement, ainsi que la manière dont le département d’audit interne traite ces questions.
• Les rapports mensuels et trimestriels.
• La charte de gouvernance, qui sera adaptée en 2022 en fonction de l’acquisition de Yarden. Le modèle « Three lines of defense » en matière de gestion des risques y sera également intégré.
• Le rapport de la concertation annuelle entre la DNB, Deloitte et le service d’audit interne.
• Le rapport annuel et les comptes annuels pour l’année 2020.
• Le rapport du réviseur pour l’année 2020, en présence du réviseur du Groupe DELA et du réviseur de DELA Belgique.
• Le renouvellement du mandat du réviseur de DELA Belgique (Deloitte).
• L’évolution du poste « provisions techniques », et plus particulièrement les effets de la mesure de prime sur ce poste.
• L’évaluation des processus internes et externes dans le cadre des comptes annuels.
• Le plan d’affaires 2022 du Groupe DELA. Compte tenu de l’acquisition de Yarden, le plan d’affaires sera affiné au printemps 2022, avec des KPI concrets en matière de responsabilité sociale de l’entreprise (RSE), notamment car la nouvelle réglementation impose un reporting à cet égard.
• La sécurité d’accès, la mise en œuvre de scans de vulnérabilité IT et l’augmentation du budget à cet effet.
• L’évolution des technologies de l’information et le mode de collaboration et de coordination entre IT et business.
• La vérification de l’identité des clients, les processus utilisés et les discussions avec la DNB à ce sujet.
• Les conséquences des restrictions covid sur l’exécution des services, les revenus et les coûts.
• Les évolutions commerciales liées aux obsèques « en marché libre ».
• La vente de crématoriums à la suite de la décision de l’Autoriteit Consument en Markt (ACM).
• Les discussions menées par la Direction et plusieurs collaborateurs avec la Nederlandsche Bank (DNB).
• Le processus de paiement chez DELA Allemagne et les procédures internes, y compris les autorisations.
• La vente du crématorium de Hasselt (voir la section « Présence locale » dans le chapitre « Notre connexion » du rapport de la Direction).
• L’acquisition éventuelle d’entreprises de pompes funèbres en Belgique et la stratégie à suivre à cet égard.

La composition du Comité d’audit est la suivante :

• Willemien Caderius van Veen, Présidente ;
• Hans Leenaars ;
• Frits van Bree.

George de Méris était membre du Comité d’audit jusqu’à la nomination de Frits van Bree, le 4 septembre. Le Comité d’audit s’est réuni à quatre reprises. Le taux de présence est de 100 % pour tous les commissaires.

Le Comité des risques prépare la supervision du CdC en ce qui concerne le fonctionnement des systèmes internes de gestion et de contrôle des risques (y compris la supervision de la conformité aux lois et réglementations pertinentes et aux codes de conduite applicables), la conception et l’efficacité du système interne de gestion des risques et la gestion des risques financiers et non financiers de la Coopérative.

En 2021, le Comité des risques a notamment discuté des points ci-dessous.

• Le statut de la gestion interne. Toutes les organisations nationales de DELA ont été passées en revue : Pays-Bas, Belgique et Allemagne. Ont été commentés : les processus, les systèmes utilisés pour la gestion et, d’une manière générale, le modèle de maturité de la gestion interne, ainsi que les progrès réalisés en matière de développement sur la base des stades du modèle. Il y a encore beaucoup à faire, mais le Comité juge le contrôle et l’amélioration qualitatifs et approfondis.
• Les rapports trimestriels sur la gestion du risque.
• Les « risk appetite statements » : la politique en matière de gestion du risque prévoit une évaluation annuelle des déclarations dans lesquelles DELA détermine les risques qu’il est prêt à prendre. Cette évaluation a également été effectuée. Deux aspects de propension au risque ont retenu une attention particulière : la participation bénéficiaire et l’augmentation de la prime. Nous avions déjà constaté en 2020 un dépassement du risk appetite statement en matière de participation bénéficiaire. La Direction présente l’état actuel des choses dans le chapitre « Gestion du risque » du présent rapport. Le Comité des risques suivra de près l’évolution de la situation en 2022.
• La politique d’investissement, y compris le processus d’initiation des propositions d’investissement et d’obtention de l’approbation, les exigences et les restrictions en matière de RSE, la performance des investissements et l’état de la situation en ce qui concerne la réduction du portefeuille immobilier.
• L’évaluation de la mesure de prime par le DNB et les concertations menées à ce sujet par la Direction et les collaborateurs.
• Les évolutions concernant les taux d’intérêt, l’inflation, la performance des investissements et l’impact sur DELA.
• La discussion détaillée sur l’ORSA dynamique et les modifications de l’ORSA statique.
• Les risques climatiques et la manière dont ils sont intégrés dans l’ORSA. Nous avons plus précisément évalué l’emplacement des biens immobiliers par rapport à une élévation du niveau de la mer.
• Le SFCR 2020.
• Les rapports trimestriels sur la gestion des impôts.
• La liste d’exclusion en matière d’investissements.
• L’investissement/la participation dans la voiture solaire Lightyear, la classe d’actifs à laquelle cet investissement appartient et le processus préalable à la réalisation d’un tel investissement.
• Le rapport d’évaluation d’Assekurata (DELA Allemagne) et le processus suivi.
• Les provisions pour les titulaires de police Yarden, leurs conséquences et effets à la fois pour la Coopérative, les membres et les titulaires de police Yarden, selon différents scénarios tenant compte, entre autres, d’une évolution de l’inflation, d’une augmentation du coût des obsèques, du bénéfice, du taux d’intérêt et des revenus des crématoriums et centres funéraires (qui doivent obligatoirement être cédés à la suite de l’acquisition).
• Le plan d’intégration de Yarden.
• La qualité de la gestion du risque chez Yarden et l’affectation de personnel aux postes dans ce domaine.
• Les procédures juridiques avec les franchisés de Yarden.
• La gestion fiscale, y compris en ce qui concerne l’acquisition de Yarden.
• La gestion des coûts de la branche obsèques. Le Comité des risques a demandé à la Direction de formuler une vision plus précise de cet objectif pluriannuel, notamment en ce qui concerne l’évolution de la prime et la solvabilité, et de veiller à une délimitation claire des coûts entre la Coopérative et la branche obsèques.
• Les placements et les actifs liés aux évolutions ESG (Environmental, Social et Governance).
• L’interruption du projet IT Éléphant, ce qui signifie que toute l’attention est désormais concentrée sur le projet IT Dauphin (une explication détaillée de ces projets figure à la section « Notre organisation » du rapport de la Direction).
• Le traitement des données à caractère personnel et une fuite de donnée résultant d’une erreur humaine. Celle-ci a été signalée à l’Autorité de protection des données.
• L’évaluation de la fonction actuarielle, en présence d’un conseiller de Willis Towers Watson.
• La loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux en Belgique et le processus suivi en la matière.
• L’adaptation du règlement du Comité des risques.

La composition du Comité des risques est la suivante :

• Hans Leenaars, Président ;
• Willemien Caderius van Veen ;
• Georges de Méris (à partir du 4 septembre 2021).

Jan Pieter De Pender était membre du Comité des risques jusqu’à son départ du Conseil des Commissaires, le 5 juin. Le Comité des risques s’est réuni à quatre reprises au cours de l’année sous revue. Le taux de présence est de 100 % pour tous les commissaires.

Le Comité de rémunération et de nomination prépare les décisions du CdC en ce qui concerne le rôle de l’employeur, comme l’évaluation et la rémunération du CdC et de la Direction. Le Comité suit l’évolution des positions-clés et se fait une opinion sur la culture de l’organisation.

En 2021, le Comité de rémunération et de nomination a notamment discuté des points ci-dessous.

• Les perspectives concernant la composition de la Direction.
• Le déplacement de l’attention de la Direction de DELA Pays-Bas vers le Groupe DELA. Jon van Dijk intensifiera ses activités de CFRO au niveau du groupe et ne sera plus actif au sein de l’équipe de direction de DELA Pays-Bas, où il était également CFO.
• La revue de la flotte et l’adaptation du groupe de postes de direction et de positions-clés, y compris les voies de développement possibles du point de vue des personnes concernées.
• Le potentiel d’évolution de l’organisation vers les postes de direction et les positions-clés et éventuellement vers la Direction, y compris des suggestions d’amélioration du potentiel d’évolution.
• La suppression de la méthode de gestion et de leadership « travail orienté résultats » et la mise en œuvre d’une nouvelle méthode de travail en matière de gestion de l’apprentissage et des performances.
• Le programme lié à l’enrichissement culturel.
• La rémunération de la Direction et du groupe de postes de direction et de positions-clés (y compris diverses analyses, tant prospectives que rétrospectives), la suppression de la rémunération variable pour toutes les fonctions au sein de DELA Pays-Bas et la proposition d’une compensation à cet égard. Nous avons également évalué dans quelle mesure un ajustement est souhaitable et nécessaire en raison de l’influence exercée sur les objectifs de rémunération par l’acquisition de Yarden.
• Les expériences relatives au test d’un nouveau système d’évaluation au sein de DELA Belgique, dans le cadre duquel les collaborateurs et les départements s’évaluent mutuellement. Des tests similaires ont été effectués au sein de DELA Pays-Bas dans les départements IT et Marketing.
• La modernisation du package d’avantages sociaux au sein de DELA Pays-Bas. Le CdC se félicite que DELA répercute ses conceptions modernes des pratiques d’emploi sur les avantages sociaux et veuille montrer la voie sur le marché de l’emploi dans ce domaine.
• Le nouveau régime de retraite pour les nouveaux collaborateurs de DELA Pays-Bas, qui repose sur un régime à cotisations définies, y compris la cotisation patronale, le capital-décès et le plan de transition ultérieur. Il s’agit d’une réduction nécessaire de la pension, mais dans le même temps d’un arrangement réfléchi d’un point de vue social.
• La réorganisation consécutive à l’intégration de Yarden, la situation pour les collaborateurs, les postes vacants et l’utilisation d’outils de rétention.
• Le processus de nomination des commissaires provenant de l’Assemblée générale.
• Le processus de nomination de deux nouveaux commissaires et la démission d’un commissaire (voir la section « Composition du Conseil des Commissaires » ci-après).
• Le benchmark à réaliser pour la rémunération des membres du CdC, qui a lieu tous les trois ans. Les résultats ont été commentés en avril 2022.
• La formation continue des membres du CdC, y compris la nécessité d’organiser davantage de formations internes.
• Les autres fonctions des membres du CdC et de la Direction, y compris la stimulation d’occupation de postes auxiliaires en dehors de DELA au sens général.
• Les suggestions des membres de l’Assemblée générale en matière de formation continue.

La composition du Comité de rémunération et de nomination est la suivante :

• John van der Steen, Président ;
• Georges de Méris ;
• Georgette Fijneman (à partir du 5 février 2022).

En 2021, le Comité de rémunération et de nomination s’est réuni à quatre reprises. Le taux de présence est de 100 % pour tous les commissaires.